Marketing & HRZarzadzanie stresem przez pracowników HR-u czyli narzędzia służące dobrej diagnozie sytuacji stresu w pracy i sposoby ich niwelowania.

Wstęp

W dzisiejszym społeczeństwie stres w pracy stał się plagą dla wielu z nas. Codziennie stajemy przed ogromnymi wymaganiami, terminami i oczekiwaniami, które często przekraczają nasze możliwości powodują pojawienie się stresu. Możemy powiedzieć, że życie bez stresu nie istnieje. Stres towarzyszy nam zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Stres mobilizuje i dewastuje nasze życie. Co w nim jest takiego, że w odpowiedniej dawce motywuje nas do działania a gdy przedawkujemy, zniewoli nasz umysł i wywołuje depresję. Warto zatem zbadać; Co powoduje stres w miejscu pracy?, Jak go rozpoznawać i jak sobie z nim radzić? Spróbuę jako pracownik HR-u przedstawić nie tylko metody diagnozowania źródeł, przyczyn stresu w pracy, ale również przytoczę proste i skuteczne strategie, sprawdzone w praktyce, które pomogą nam zmniejszyć jego negatywny wpływ na nasze życie zawodowe i osobiste.

I. Badania i statystyki dotyczące stresu psychicznego

Czytając ostatnie doniesienia ze Światowej Organizacji Zdrowia zauważyć należy, że organizacja ta nazywa Stres „chorobą stulecia” gdyż ponad 60% chorób cywilizacyjnych obecnie ma związek ze stresem. O wadze problemu związanego z reakcją stresową w pracy świadczyć może fakt, iż prawie co roku na ten temat prowadzone są zarówno badania krajowe jak i międzynarodowe. Wyniki badan zostały przedstawione w Reporcie 2023 Gallup`s Global Emotions. Na uwagę zasługują tutaj liczby mówiące, że poziom stresu w pracy u 71% badanych wzrósł rok do roku z czwartego (14%) do piątego stopnia (29%) . Pomimo wygaszania negatywnych emocji związanych z pandemią, globalny stres pracowników w 2022,2023 roku utrzymuje się od 2021 roku na historycznie wysokim poziomie (44%). Tak wysoki poziom stresu może być spowodowany samym procesem wychodzenia z kryzysu post-pandemicznego, społecznego i gospodarczego.

II. Kierunki działań pionu HR czyli co zrobić, by stres i zaangażowanie działały na korzyść, a nie przeciwko organizacji?

Według Raportu z 2023 State of the Global Workplace Instytutu Gallupa, zmniejszanie poziomu pojawiającego się stresu w pracy upatruje się wyłącznie w zmianie sposobu zarządzania pracownikami. To nieustanne podejmowanie działań w celu niwelowania napiętych relacji i budowania relacji zapewniających tzw. work -balancs. Wykonując codzienne obowiązki kadrowe obserwuję jak różny poziom stresu w pracy wpływa na atmosferę i relacje interpersonalne zespołu. Zdaję sobie sprawę również, że skutki stresu mają wpływ pośrednio na efektywność pracy zespołu oraz zadowolenia pracowników z pracodawcy. Dlatego właściwa równowaga pomiędzy zaangażowaniem w pracę a poziomem stresu pracownika to pierwszy krok do budowanie właściwych postaw angażujących pracowników w budowanie marki firmy. Chyba każdy słyszał słynne powiedzenie „Lepiej zapobiegać niż leczyć” . Dlatego diagnozowanie przyczyn pojawiania się stresu i działania profilaktyczne zapobiegające reakcji stresowych oraz wskazówki dotyczące pokonania stresu w pracy to kluczowe zadanie pracowników HR-u. Działania te mogą mieć charakter indywidualny jak i zbiorowy. Ich główny cel to wspieranie budowania indywidualnej odporności na stres. No tak, ale skąd czerpać informacje każdego dnia o poziomie stresu naszych pracowników? Wiem z własnego doświadczenia, że być dobrym obserwatorem to za mało zwłaszcza jak się pracuje w firmie zdalnej. Tutaj ważna jest prawidłowa diagnoza z użyciem odpowiednich narzędzi.

Narzędzia przydatne w diagnozowaniu poziomu stresu wśród pracowników

MINI - Ankiety dołączone do aplikacji kadrowych Krótkie cotygodniowe zapytanie dotyczące nastroju gdzie odpowiedzią jest zaznaczanie e-motki ilustrującej samopoczucie pracownika.

One minute fedback Krótka cotygodniowa rozmowa przy wykorzystaniu firmowej aplikacji komunikacyjnej np.Slack - pozwoli ona określić nam stan emocjonalny pracownika, dostrczy informacji o poziomie odczuwanego stresu. Taka swobodna konwersacja może okazać się nie tylko dobrym źródłem informacji czy pracownik odczuwa niepokój, napięcia w pacy, ale również pozwoli dać dobrą radę, jak przezwyciężać stres. Należy pamiętaj jednak o obustronnej szczerości i otwartości. Najważniejsze to słuchać ze zrozumienie i czytać między wierszami.

Ankiety online z wykorzystaniem gotowych aplikacji takich jak np. Officevibe to narzędzie, dzięki któremu pracownicy mogą dzielić się swoimi opiniami na temat różnych aspektów pracy w firmie, pozwala na bieżąco monitorować nastroje, codzienne funkcjonowanie i zaangażowanie pracowników oraz szybko reagować na zasygnalizowane problemy, które stresu dotyczą. Officevibe to mailowa ankieta, którą każdy pracownik otrzymuje raz w tygodniu. Większość pytań ma skalę gotowych odpowiedzi, ale są też pytania otwarte – odpowiedzi mogą być anonimowe lub podpisane nazwiskiem wypełniającego – zależy to od decyzji pracownika.

Badanie Klimatu Zespołu Baza do takiego badania stanowi naukowy model 4C stworzony przez Petera Clougha oraz Keitha Earle’a. Badanie odbywa się za pomocą kwestionariusza. dzięki takiemu badaniu pracownicy sami mogą sprawdzić, jak reagują na zmiany, wyzwania, stres psychiczny, stres zawodowy czy presję. Pracownik otrzymuje informację o swoim, indywidualnym poziomie odporności psychicznej oraz sugestie jakie może podjąć działania, które zmniejszają stres. Podpowie - jak leczyć stres. Zwróci uwagę, jak zadbać o zwiększenie swojej wydajności psychicznej czy budować swój wytrzymały dobrostan psychiczne i tworzyć przestrzeń na pozytywną reakcję na zmiany.

Cykliczne Badania zaangażowania i satysfakcji pracowników Pomiar satysfakcji i zaangażowania pracowników to efektywne narzędzie badania poziomu odczuwanego stresu, dzięki któremu kadra zarządzająca może nie tylko poznać problemy i sytuacje stresowe z jakimi mierzą się poszczególni zatrudnieni, ale i poznać poziom odczuwanego stresu oraz zwiększyć produktywność organizacji, poprawić relacje w zespole, obniżyć poziom rotacji. Ważne jest aby udostępnić i odpowiednio przeanalizować wnioski dotyczące reakcji stresowych. Badanie przeprowadza się za pomocą anonimowej ankiety. Badanie to powinno być przeprowadzane min raz do roku. Przed skonstruowaniem pytań należy wcześniej określić cel badania oraz obszary, które w szczególności mogą być przyczyną stresu.

Badanie nawyków osób zarządzających projektami Jest to badanie skierowane do kadry managerskiej, która często ulega stresowi podczas zarzadzania pracownikami zwłaszcza w czasach, które można nazwać „next normal”. Ważnym obszarem może być tutaj dokonanie analizy, jakie sytuacje wywołują reakcje stresowe. Czy jako osoba zestresowana manager potrafi zarządzać własną energią tak, aby rozumieć stres? Czy jest to stres incydentalny? Można zwrócić uwagę na zarządzanie czasem pracy i motywację oraz ocenić i uregulować napięte relacje pomiędzy managerem a pracownikami.

5 dysfunkcji pracy zespołowej wg Patrica Lencioniego. Czytałam, że jest to must have każdego kto kieruje zespołem pracowników. Dlatego warto zapoznać się z tą publikacją, która również może stać się narzędziem badającym przyczyny stresu wśród pracowników. Analizując 5 głównych dysfunkcji jakie towarzyszą pracy zespołu takie jak: Nr 1 – brak zaufania, nr 2 – strach przed konfliktem, nr 3 – brak zaangażowania, nr 4 – unikanie odpowiedzialności, nr 5 – brak przywiązania wagi do rezultatów krok po kroku dostrzeżemy czy one występują czy nie, co wpływa na ich występowanie, zdiagnozować różne źródła występującego stresu wśród pracowników, i stworzyć działania które pozwolą na pokonanie tych dysfunkcji tak, by zespół mógł efektywnie osiągać zakładane cele.

Przedstawiłam szereg narzędzi pomocnych w zdiagnozowaniu problemu. Oczywiście należy wybrać jedno narzędzie ankietowe i połączyć jego wyniki z informacjami uzyskanymi chociażby przy one feedbackach. Narzędzie wybieramy również adekwatnie do wielkości naszego zespołu. Inne sprawdzą się w wielkiej korporacji takiej jak Asseco a jeszcze inne w małej rodzinnej firmie takiej jak Mobile Reality.

III Strategie do wprowadzenia jako działania profilaktyczne niwelujące stres i przyczyny stresu

Przeprowadzone diagnozy pozwoli na opracowanie raportów, który jest kluczowym źródłem informacji, dotyczącym sytuacji będących przyczyną stresu wśród pracowników oraz informacją jakie konsekwencje stresu ponosi pracodawca. Prawidłowa analiza informacji pozwoli na wdrożenie adekwatnych działań, zarówno z poziomu ogólnofirmowego dla wszystkich pracowników, jak i indywidualnie.

Programy indywidualne HR-u czyli budowanie indywidualnej odporności na stres

Warsztaty „(Nie)trudne rozmowy z pracownikami”. Podczas warsztatów omówić należy problemy zgłaszane wcześniej przez uczestników. Celem tych spotkań jest wypracowywanie rozwiązań oraz wymiana dobrych praktyk. Pracownicy definiują, które zadania są żródłem stresu, momenty w pracy kiedy następuje proces pogłębiania stresu . Określają objawy wywołane kiedy powstaje stres. Wskazują trudne sytuacje wywołujące napięcie. Efektem warsztatów realizowanych po badaniu jest wygenerowanie w zespole zasad współpracy, wskazanie przykładów objawów stresu będących wynikiem złej komunikacj. Warsztaty pomogą zaktywizować poszczególnych pracowników, otwarta i szczera rozmowa sprzyja, aby pokonać stres Wśród pracowników i menagarów zwiększy się odpowiedzialności za podejmowane działania. Takie warsztaty budują przestrzeń zaufania i wzajemnego szacunku, szczególnie w sytuacjach trudnych wystepujących w czasie pracy oraz podczas współpracy w różnorodnych pokoleniowo zespołach.

1:1 z coachem Osoby zestresowane podczas pracy z coachem mają okazję przepracować swoje indywidualne cele, określić stany stresu Omówić sposoby zwiększenia swojego dobrostanu psychicznego poprzez wypracowanie indywidualnych sposobów reakcji na przyczyny stresu, długotrwały stres czy objawy stresu. Dzięki indywidualnej rozmowie pracownik oswaja się z sytuacją w bezpiecznym otoczeniu oraz ma szansę pokonać wewnętrzne bariery i lepiej omówić sytuacje, które są źródłem stresu. Jednym z głównych obszarów, które należy analizować jest zarządzanie własną energią, gdzie można zwrócić szczególną uwagę na zarządzanie dobrostanem psychicznym, regulowaniem napięć, wzmacnianiem efektywności emocjonalnej, integrowaniem wymiarów praca/ życie, rezyliencję oraz wypalenie cyfrowe.

Instrukcje, podręczniki, wskazówki pisemne np. "Podręcznik Menedżera" dla nowo awansowanych menedżerów którzy często odczuwają stres w związku ze zmianą roli można przygotować instrukcje ze schematami gotowych rozmów menedżerskich. Dzięki temu będą mogli przygotować się do rozmów z pracownikami, i uniknąć dodatkowego stresu, który często wywołują paraliżujący stres, wymaga od nich przezwyciężenia przekonań lub znajdowania rozwiązań w niestandardowych sytuacjach. Co często może potencjalnie prowadzić do trudnej i stresowej sytuacji w codziennej pracy.

Proste gesty HR-u każdego dnia takie jak codzienna komunikacja. Niwelujesz stres pracownika cierpliwą komunikacją, masz czas na wyjaśnienie ustne lub pisemne, masz czas na wysułachanie, znajdujesz czas na przypomnienie o standardowych czynnościach, pilnujesz i przypominasz o terminach. I tak zminiejszasz stres w pracy każdego dnia. Jednak pamiętaj nie staraj się zadowolić wszystkich kosztem swojego czasu i zdrowia mysląc, że Ciebie problem stresu nie dotyczy. Jeśli przeszkadza Ci czyjeś zachowanie, spróbuj o tym porozmawiać. Nie staraj się na siłę być przyjacielem wszystkich. Dbaj o przyjemną atmosferę, bądź miły i pomocny, ale postaw jasne granice i nie daj się wykorzystywać.

Działania HR-u przeznaczone dla całego zespołu

Szkolenia i warsztaty otwarte np „Jak zaprzyjaźnić się ze stresem”, gdzie „oswajamy” stres, uczymy się z nim żyć, a nawet konstruktywnie wykorzystywać. To również doskonała okazja, żeby porozmawiać i podzielić się wzajemnie doświadczeniami w radzeniu sobie z sytuacjami i zajęciami stresogennymi.

Webinaria psychologiczne organizowane na tematy związane z pojęciem stresu czy rozumeniem stresu w pracy , walką ze stresem. Wspierające motywację czy budowanie pewności siebie. O tematyce radzenia sobie z trudnymi sytuacjami, takimi jak konflikt w zespole, rozmowy z szefem, zwalnianie z pracy czy negatywne konsekwencje pracy zdalnej. Webinaria mogą mieć formę również krótkich Podcastów ale, tak aby z oferty można było korzystać w ramach przerw w napiętym grafiku.

Prawidłowo dobrane benefity

Po pierwsze poznaj potrzeby pracowników i możliwości pracodawcy. Każdy zespół będzie miał swoje preferencje jeżeli chodzi o dobór benefitów dla jednych ważne będą zajęcia fizyczne (np. joga dla pracowników dla innych - wsparcie w trudnych sytuacjach życiowych (np. nieoprocentowana lub bezzwrotna pożyczka); a może - udostępnienie pracownikom infolinii wsparcia. Dbając o prawidłową gamę benefitów należy budować potrzebę wśród pracowników aktywności fizycznej, która pomaga w niwelowaniu stresu dlatego karty Mulisport jest bardzo dobrym benefitem. W ten sposób umożliwiamy pracownikom korzystanie z zajęć sportowych i zachęcamy ich do aktywności, które mają nieprzeceniony, pozytywny wpływ na samopoczucie, motywację i redukcję stresu.

Dbaj o dobrą komunikację w zespole i z przełożonym.Daj przestrzeń do powiedzenia NIE Jako menager, czy pracownik HR daj możliwość pracownikowi wypowiedzenia się tak, aby potrafił również odmówić wykonania zadania bez poczucia winy lęku. Oczywiście nie jest łatwe, ale przynosi ogromne korzyści w relacjach pracownik-przełożony. Pracownik mus także mieć przestrzeń na możliwość po prostu powiedzieć „nie” bez dodatkowego stresu.

Ucz i doskonal Prawidłowe efektywne Zarządzanie czasem pracownika Umiejętność zarządzania czasem jest przydatna w walce ze stresem. Wspieraj pracownika i pomóż mu Stworzyć plan działania, który ułatwi mu organizację pracy. System pracy zdalnej umożliwia to poprzez aplikacje zadaniowe. lista zadań, do wykonywani niweluje stres niepewności co dalej będę robił. Pomaga uporządkować myśli i zdecydować, jakie zadania wykonać jako pierwsze. Dzięki temu praca przebiegnie bezstresowo, sprawniej i szybciej.

Szybka komunikacja z pracownikami Czasami warto zainwestować w dobrą aplikację komunikacyjną, który ułatwi proces komunikowania się i zniweluje już 50% stresu w firmie. Takie funkcjonalności jak: organizacja rozmów, możliwość uniwersalnego wyszukiwania z funkcjami filtrowania, możliwość czatu audio oraz video, łatwość w nawigacji, Udostępnianie plików, zdjęć, linków, kodu źródłowego, wyodrębnione kanały tematyczne. To wszystko sprzyja bezstresowemu budowaniu relacji w zespole. Takim komunikatorami są:np. SLACK, MICROSOFT TEAMS, ZULIP, DISCORD.

Zasady jasne i dostępne dla wszystkich pracowników - zasady korzystania z komunikatorów dobry komunikator pozwala unikąć stresu kounikacyjnego,ale ważne jest również, aby pracownicy już od pierwszego dnia w pracy wiedzieli jak z niego korzystać tak aby komunikacja przebiegała bezstresow. Każda firma powinna dostosować zasady korzystania z komunikatorów do własnych potrzeb tak, aby nie powodowało to dodatkowego stresu pracowników.

Zasady dnia codziennego: Ustalenie prostych zasad kadrowych zapoznanie z nimi pracowników ułatwia i porządkuje życie pracowników w każdej firmie. Takie proste czynności jak: zgłaszanie dni wolnych (urlop, chorobowe, szkolenie), zasady realizacji benefitów- kiedy i jakie komu w ilu % refundowane, zasady przydzielania nagród , zasady realizacji godzin pracy – często są projekty realizowane z partnerem w innej strefie czasowej. Ustalone zasady pozwolą nam zachować równowagę pomiędzy potrzebami klienta i jego godzinami pracy a potrzebami pracowników Ustalenie stałe harmonogramu spotkań w równowadze czasowej zarówno dla klienta jak i pracownika, Zasada udzielania informacji zwrotnej i oceny pracy. Jasne i stałe reguły

Buduj w pracy atmosferę poczucie równowagi na poziomie wysiłek-nagroda. Przez wysiłek rozumiemy wymagania i zobowiązania związane z pracą takie jak: presja czasu, występowanie przeszkód w realizacji zadania, duża odpowiedzialność, nadgodziny, obciążające i niebezpieczne zadania fizyczne. Funkcje nagrody spełniają: poczucie satysfakcji z pracy, pensja, podwyższenie statusu społecznego, możliwość rozwoju kariery, bezpieczeństwo zatrudnienia. Mówiąc o systemie wysiłek-nagroda warto zwróci uwagę na aplikację firmy Mobile Reality NFT Reality KUDOS gdzie nie tylko przełożony może gratyfikować wysiłek pracownika, ale również współpracownik. To buduje bardzo dobre relacje wśród pracowników. Ideą zastosowania aplikacji motywacyjnej jaką jest NFT Reality KUDOS, jest nagradzanie, a jak wiemy pozytywne ednorfiny mają ogromne znaczenie w procesie niwelowania stresu.

Buduj i nagradzaj zespół zNFT Reality KUDOS

NFT Reality KUDOS, aplikacja budująca i zwiększająca zaangażowanie pracowników. Narzędzie typu SaaS dla działów HR zwiększające motywację i uznanie wśród pracowników dla zespołów zdalnych i hybrydowych!

SEE MORE

Zwalczaj stres humorem Udowodniono naukowo, że w radzeniu sobie ze stresem w pracy pomocne jest poczucie humoru oraz zapewnienie sobie rozrywki zabarwionej humorystycznie, np. żartowanie ze znajomymi, oglądanie kabaretu lub ulubionego serialu komediowego. Przeformułowanie sytuacji w pracy w sposób humorystyczny i poszukiwanie żartobliwego podtekstu w codziennych sytuacjach i trudnościach mogą okazać się pomocne w walce ze stresem. Oddzielny kanał „Humor” umieszczony w komunikatorze czy humorystyczne grafiki Kudosów aplikacji NFT Reality KUDOS rozświetlą nawet pochmurne i zazepracowane dni.

Stres związany z pracą: podsumowanie

Stres w pracy jest problemem, z którym zmaga się wielu ludzi. Nie jest przesadą stwierdzenie, że w pracy spędzamy połowę naszego życia, dlatego tak ważne jest zadbanie o to, aby praca nie była przyczyną silnego stresu, a raczej stanowiła źródło satysfakcji i jeszcze dawała szansę na rozwój i stabilność finansową. Nie zawsze da się unikać stresu oraz nie wyeliminujemy wszystkich sytuacji powodujących stres w pracy. Nie na wszystkie rodzaje stresu mamy bezpośredni wpływ. W tym artykule starłam się głównie skoncentrować na rozumienie stresu jako zjawiska przeszkadzającego w wykonywaniu codziennych obowiązków a wynikającego z relacji i komunikacji między pracownikami oraz stresem wywołanym złą organizacją i zarządzaniem czasem w pracy. Moje rozważnia dotyczyły głównie działań jakie powinien podejmować dział HR-u, aby niwelować sytuacje oraz skutki wynikające pod wpływem stresu pracowników.

Mam nadzieję, że podsunęłam kilka praktycznych pomysłów do zastsownia podczas diagnozownia przyczyn stresu zawodowego oraz określnia definicji stresu w pracy. Przytoczyłam też szereg działań, które możemy zastosować, aby polepszyć nasze życie zawodowe i zmniejszyć stres związany z wykonywaniem codziennych obowiązków zawodowych. W organizacji, w której regularnie dba się o dobrostan psychiczny pracowników , niwelowane są mechanizmy utrudniające efektywną współpracę, tworzone są plany naprawcze, wdrażane usprawnienia stres pracownikow wpływa jedynie motywująco a nie demotywująco na wykonywana pracę. To z kolei przekłada się np. na lepszą sprzedaż, efektywnosć pracowników, skuteczne rekrutacje czy zmniejszenie fluktuacji pracowników. Sami zatrudnieni czują się ważni i sprawczy, gdy ich opinie brane są pod uwagę i mają wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Świat HR i EB w Branży IT

Ciekawi Cię, z jakimi wyzwaniami i innowacyjnymi rozwiązaniami spotykają się dział HR i employer branding w branży IT? W Mobile Reality chcemy podzielić się z tobą naszym doświadczeniem. Poznaj problemy, które rozwiązujemy, strategie, które nas motywują, oraz kreatywne pomysły, które wprowadzamy w naszych inicjatywach HR i employer brandingu. Zapraszamy do zapoznania się z artykułami na naszym blogu – znajdziesz tam cenną wiedzę:

• Women in Tech: 5 Myths about Women in IT
• The best communication apps for a remote team
• How to prepare for a performance review?
• Reasons why you should send your employee on vacation
• Top 5 most important job skills of the future
• Jak dobrze zaplanować połączenie pracy i workation?
• 8 Frequently Asked Questions During Our Interviews
• How to create an effective employee referral program?
• 7 benefits for your employees that cost you nothing
• What does Gen Z bring to the IT industry?
• Pracuj zdalnie! Dlaczego warto pracować w Mobile Reality?
• Age diversity in the Mobile Reality
• Unveiling the HR Work at Mobile Reality
• IT Challenges for individuals over 50
• Remote work vs in-office work: final comparison
• Officevibe increases productivity [our case study]
• Are candidate experience and customer service the same?
• How NFT Reality Kudos increased employee engagement?
• Jak dobrze zaplanować połączenie pracy i workation?

Zachęcamy do eksploracji tych treści. W razie pytań skontaktuj się z nami. Jeśli chcesz dołączyć do naszego dynamicznego zespołu, zapraszamy do zapoznania się z ofertami pracy w naszej sekcji karier i przesłania swojego CV. Czekamy na kontakt od Ciebie!